Traduction française fournie à titre informatif ; seule la version anglaise approuvée fait foi.
La présente Politique définit la manière dont SPAG reçoit, protège, évalue, instruit, traite et clôt les signalements d’alerte et les plaintes. Elle a pour objet d’offrir des canaux dignes de confiance, de protéger les personnes qui signalent de bonne foi, de préserver les droits de toute personne mise en cause et de permettre à l’Association de détecter et de corriger les manquements, les défaillances de gouvernance et les risques pesant sur son intégrité.
Toute personne peut y recourir. Elle couvre les membres, les titulaires de fonctions, le personnel, les consultants, les conseillers, les bénévoles et les stagiaires, ainsi que les participants, les membres des communautés, les partenaires, les fournisseurs, les candidats, les anciens membres du personnel et les utilisateurs du site internet affectés par les agissements de SPAG. Les signalements sont acceptés en anglais, en français ou en arabe.
Vous n’êtes pas tenu de vous adresser d’abord à SPAG. Le droit français permet à toute personne éligible de signaler directement les faits à une autorité externe compétente, au Défenseur des droits, à l’autorité judiciaire ou à un organe compétent de l’Union européenne ; SPAG ne peut ni exiger un signalement interne préalable, ni faire obstacle à un signalement externe licite, ni sanctionner quiconque pour l’avoir effectué.
La présente Politique ne se substitue pas non plus aux services d’urgence, à la police, aux autorités de protection de l’enfance ou à une autorité de régulation. En cas de danger immédiat, de suspicion d’infraction pénale grave ou d’obligation légale de signalement, recourez au mécanisme externe compétent sans attendre que SPAG agisse.
Le canal désigné
SPAG tient un canal désigné pour les alertes et les plaintes et publie les informations nécessaires pour y accéder. Le Bureau peut désigner un point focal, une fonction de gestion des dossiers ou un destinataire externe indépendant. Lorsqu’une option orale est disponible, vous pouvez demander un entretien ou une rencontre confidentiels plutôt qu’un signalement écrit.
Clause 8.1–8.2Un titulaire de fonction sans conflit d’intérêts
Une préoccupation peut être adressée au point focal, au Directeur général, au Président ou à tout membre du Bureau n’ayant pas de conflit d’intérêts. Lorsque le destinataire habituel est lui-même visé par l’allégation, le signalement doit être transmis à un autre destinataire : un signalement concernant le Président, le Directeur général, le Secrétaire général ou le Trésorier n’est jamais traité par cette seule personne, et un signalement visant le Bureau collectivement est confié à un examinateur externe indépendant.
Clause 8.2–8.3De manière anonyme
Les signalements anonymes sont acceptés lorsque le canal permet l’anonymat, et un dossier n’est pas rejeté au seul motif que son auteur est anonyme. L’anonymat peut limiter la capacité de SPAG à demander des précisions ou à vous faire un retour. Aucune tentative n’est faite pour identifier l’auteur d’un signalement anonyme, sauf si cela est nécessaire et licite pour un motif impérieux.
Clause 8.5, 13.5Directement auprès d’une autorité externe
Une personne éligible peut effectuer un signalement externe sans en informer SPAG au préalable — auprès d’une autorité compétente, du Défenseur des droits, de l’autorité judiciaire ou d’une institution compétente de l’Union européenne. Le Défenseur des droits peut également informer, orienter et protéger les lanceurs d’alerte, et vous diriger vers l’organisme le mieux placé pour traiter le dossier.
Clause 2.3, 2.7, 8.6À qui adresser votre signalement
Le canal désigné est integrity@sudanadvisory.org. Un signalement peut également être remis directement au point focal chargé des alertes et des plaintes, au Directeur général, au Président ou à tout membre du Bureau n’ayant pas de conflit d’intérêts — et, lorsque la préoccupation concerne l’un d’entre eux, à un autre d’entre eux. Il peut être effectué en anglais, en français ou en arabe, et de manière anonyme. Une préoccupation n’est jamais refusée au motif qu’elle est parvenue au mauvais service de SPAG : sa transmission ne modifie ni sa date de réception initiale ni la protection qui s’y attache.
Le formulaire de contact général n’est pas un canal de signalement. Les préoccupations relatives à la protection, les plaintes et les signalements protégés sont traités selon cette procédure confidentielle distincte, et une personne éligible peut en tout état de cause effectuer un signalement directement auprès d’une autorité externe sans s’adresser à SPAG.
Réception
La personne qui reçoit le signalement en préserve les informations, évite de les diffuser et le transmet sans délai à la fonction de gestion des dossiers. Aucun destinataire ne peut ouvrir de sa propre initiative une enquête informelle.
Clause 9.1Accusé de réception
Lorsque des coordonnées sont disponibles, SPAG accuse réception par écrit dans un délai de sept jours ouvrés, indique le canal chargé du dossier, explique l’étape suivante et précise les éventuelles limites de la confidentialité.
Clause 9.2Tri
Chaque dossier est classé et examiné au regard des risques immédiats pour la sécurité ou de représailles, de l’urgence, de la crédibilité, des obligations légales de signalement, des conflits d’intérêts, de la conservation des preuves et de la nécessité d’un renvoi.
Clause 10.1–10.2Évaluation
Une évaluation préliminaire permet de choisir entre l’absence de suite, une demande de précisions, un règlement informel, une mesure corrective, un renvoi vers un spécialiste, une enquête formelle ou un renvoi externe. Elle ne formule aucune conclusion prématurée.
Clause 14.1Enquête
Elle n’est diligentée qu’en cas de nécessité, sur la base d’un mandat écrit, par une personne compétente, impartiale et libre de tout conflit d’intérêts. Le rapport doit distinguer les faits établis, les faits contestés, les limites des éléments de preuve, l’analyse et les recommandations.
Clause 14.2–14.5Issue
L’autorité compétente arrête le résultat et toute mesure proportionnée, de la correction d’une procédure jusqu’au renvoi devant une autorité externe. Vous êtes informé de la clôture et, dans la mesure appropriée, de ses motifs.
Clause 16.1–16.2, 17.4Accusé de réception écrit d’un signalement ou d’une plainte, lorsque des coordonnées sont disponibles.
Clause 9.2, 17.1Délai visé pour une réponse sur le fond ou un point d’étape sur une plainte générale. Lorsqu’un dossier est trop complexe pour être conclu dans ce délai, vous êtes informé du retard et un nouveau délai indicatif vous est communiqué.
Clause 17.2Pour un dossier traité comme une possible alerte au sens de la loi : information écrite sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer les faits signalés et, le cas échéant, y remédier.
Clause 17.1Pour demander un réexamen du traitement de votre dossier. Un seul réexamen peut être demandé, pour vice de procédure substantiel, conflit d’intérêts substantiel, nouvel élément de preuve significatif ou conclusion manifestement déraisonnable. Il est conduit par une personne qui n’a pas pris la décision initiale.
Clause 17.5Signalement d’alerte
Un signalement susceptible de relever du régime légal, ou que SPAG considère comme portant sur un manquement grave, une illégalité, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, ou la dissimulation de tels agissements. Votre éligibilité à la protection légale est déterminée par la loi, et non par la qualification que SPAG donne au signalement.
Plainte
L’expression d’une insatisfaction ou une allégation concernant un comportement, un service, une procédure, une décision, une relation ou une omission de SPAG qui vous affecte, ou qui affecte une personne que vous représentez. Une plainte peut porter sur un manquement sans répondre à la définition légale du signalement d’alerte.
Préoccupation relative à la protection
Exploitation sexuelle, abus sexuels, harcèlement sexuel, atteinte à un enfant ou autre risque en matière de protection. Elle relève de la Politique de protection et de PEAHS, et une préoccupation soulevée ici y est orientée sans qu’il vous soit demandé de la présenter une seconde fois.
Réclamation individuelle
Une préoccupation découlant principalement d’une relation de travail ou d’engagement — conditions de travail, décisions de gestion, relations interpersonnelles. Elle peut être orientée vers une procédure de ressources humaines, mais les allégations de représailles, de discrimination, de corruption, de harcèlement ou de manquement grave n’en sont pas exclues au seul motif qu’elles sont nées dans le cadre du travail.
Vous n’avez pas à apporter la preuve
L’auteur d’un signalement n’est pas tenu de prouver une allégation avant d’effectuer un signalement, ni de réunir des preuves — et encore moins de les obtenir de manière illicite. Un signalement n’est pas rejeté au seul motif que les éléments à l’appui sont incomplets, dès lors que l’allégation est suffisamment crédible pour justifier une évaluation.
Les représailles sont interdites
Le licenciement, la rétrogradation, le refus de promotion, la réaffectation défavorable, la réduction de la rémunération ou du temps de travail, le refus de formation, l’intimidation, l’ostracisme, l’inscription sur une liste noire, les références défavorables injustifiées, le non-renouvellement d’un contrat ou l’exclusion des activités de SPAG, lorsqu’ils sont liés à un signalement, sont tous interdits — de même que les menaces et les tentatives.
Les représailles sont examinées en tant que telles
Si vous estimez avoir fait l’objet de représailles, signalez-le immédiatement. Cette allégation est examinée séparément du signalement initial et peut, à elle seule, justifier des mesures de protection provisoires.
Une confidentialité décrite avec honnêteté
Les identités ne sont communiquées qu’aux personnes qui en ont besoin à une fin légitime et licite, et la confidentialité prévue par la loi est strictement respectée. Aucune personne chargée d’un dossier ne promettra une confidentialité absolue : une divulgation peut être requise pour des raisons de sécurité, de respect des droits de la défense, d’obligation légale de signalement ou de procédure judiciaire.
La personne mise en cause a aussi des droits
Elle est présumée n’avoir commis aucun manquement tant que les faits ne sont pas établis, est informée de la teneur de l’allégation au stade approprié et dispose d’une possibilité raisonnable de répondre avant toute conclusion interne défavorable. Nul n’est identifié publiquement du seul fait de l’existence d’une allégation.
Un signalement non étayé n’est pas un faux signalement
Fabriquer sciemment une allégation dans le but de nuire à autrui peut constituer un manquement. Mais un signalement n’est pas considéré comme malveillant au seul motif qu’il s’est révélé non étayé, erroné, incomplet ou qu’il a été retiré.
Un traitement impartial
Nul ne peut recevoir, instruire, trancher ou réexaminer un dossier à l’égard duquel il a un conflit d’intérêts réel ou une relation qui mettrait raisonnablement en doute son impartialité. Le dossier est alors réattribué, ou une personne externe indépendante est désignée.
Des données traitées conformément au RGPD
Les données relatives aux dossiers ne sont traitées que pour des finalités déterminées et légitimes, limitées à ce qui est nécessaire, conservées en sécurité et uniquement pendant la durée proportionnée au traitement du dossier, à la protection des personnes concernées et à tout délai de prescription applicable.
